средство для индексирования информации

Формула изобретения

1. Средство для индексирования информации, содержащейся на размещенных в обложке сброшюрованных листовых носителях информации, включающее в себя размещаемые на их краях быстросъемные разделительные индикаторы, отличающееся тем, что оно конструктивно дополнено лентой, прикрепленной посредством имеющегося на ней клеевого слоя к обложке, вдоль листовых носителей рядом с разделительными индикаторами, и содержащей клетки, в которых пользователь первоначально регистрирует требуемые при работе с носителями информации данного типа единицы информации, причем индикатор устанавливается напротив клетки, содержащей ту же единицу информации, которая имеется на данном листовом носителе, указывая своим местоположением на ее наличие.

2. Средство по п.1, отличающееся тем, что лента с клетками для единичной информации имеет сгиб и прикреплена к обложке клеевым слоем, нанесенным вдоль одной ее половины до сгиба, причем сгиб при установке ленты совмещен с краем обложки, а клетки с единицами информации размещены на другой половине ленты и при отвороте этой половины располагаются в непосредственной близости от разделительных индикаторов.

Описание изобретения к патенту

Изобретение относится к средствам для индексирования и может быть использовано в делопроизводстве предприятий, учреждений, банков, в архивном и библиотечном деле для систематизации и быстрого поиска нужной информации.

Известно средство для подшивки и хранения документов, содержащее подшиваемые в папку документы, между которыми проложены разделительные карты (патент ГДР N 139971, кл. B42F21, 1978).

Указанное средство не позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации из-за отсутствия необходимой степени дискретности информации.

Наиболее близким по технической сущности к заявленному техническому решению является средство для индексирования, включающее размещенный в обложке комплект сброшюрованных бумажных носителей информации с размещенными на их краях быстросъемными разделительными индикаторами, указывающими на единичную информацию, заключенную в носителях (патент US 3958816, кл. B 42 F 21/00, 1976).

Известное средство не дает возможности быстро найти документ с требуемой информацией поскольку отсутствует систематизированный указатель характера информации.

Техническим результатом предложенного изобретения является повышение скорости поиска единиц информации среди сброшюрованных без какой-либо систематизации носителей информации, например документов, подшитых в деле.

Поставленный технический результат достигается за счет того, что средство для индексирования информации на размещенных в обложке сброшюрованных бумажных носителях информации включает в себя быстросъемные разделительные индикаторы, прикрепляемые клеевым слоем на край листа, и ленту, с клеевым слоем для крепления ее на обложке вдоль носителей информации в непосредственной близости от мест крепления на них разделительных индикаторов.

На ленте нанесены клетки, в которых пользователь ранее зарегистрировал все требуемые при работе с бумажными носителями информации данного типа единицы информации, причем расположение каждого разделительного индикатора, прикрепляемого на краю листа, выполняется напротив клетки, содержащей ту же самую единицу информации, имеющуюся на данном листе.

Необходимо отметить, что предложенное средство индексирования может широко использоваться везде, где необходим быстрый поиск нужной информации среди хранимых носителей бумажной информации.

Для заявленного изобретения, в том виде, как это охарактеризовано в предложенной к рассмотрению формуле изобретения, подтверждена возможность его осуществления с помощью описанных в заявке средств и методов.

Убедительно доказано, каким образом предложенное средство для индексирования должно обеспечить поставленный технический результат, заключающийся в повышении скорости поиска единиц информации среди носителей бумажной информации, сброшюрованных в обложке.

На фиг. 1 изображено средство для индексирования, общий вид; на фиг. 2 - фронтальная проекция и вид снизу фиг. 3.

Средство для индексирования используется на размещенных в обложке 1 сброшюрованных бумажных носителях 2 информации и содержит разделительные индикаторы 3, каждый из которых прикрепляется клеевым слоем 4 на край листа носителя информации 5, таким образом, что он при наличии на данном листе регистрируемой единицы информации 6 указывает на нее своим местоположением относительно клетки 7 с такой же единицей информации на ленте 8, прикрепленной на обложке рядом с носителями информации.

На фиг. 4 изображен вариант средства для индексирования, используемый в случае узких полей обложки. В этом случае, лента 8 с нанесенным вдоль одной ее половины 10 (по линии сгиба 9) клеевым слоем 11 крепится таким образом, чтобы ее линия сгиба совмещалась с краем обложки. Другая половина ленты 12 отгибается из-под бумажных носителей информации (фиг. 5) и позволяет считывать, в непосредственной близости от разделительных индикаторов 3, единицы информации 6 из клеток 7, нанесенных на поверхность ленты.

Поиск необходимой информации, заключенной в одном из сброшюрованных бумажных носителей осуществляется путем перелистывания последних за выступы разделительных индикаторов, прикрепленных напротив клетки, в которой имеется выбранная для поиска единица информации.

Наличие клеевого слоя, покрывающего частично или полностью нижнюю поверхность ленты значительно сокращает подготовительную работу со средством индексирования она сводится к разовой операции: креплению на обложке рядом с носителями информации ленты с клетками, снимаемой клеевым слоем с защитного покрытия в записи в клетках наименования единиц информации, подлежащих учету.

Текущая работа с бумажными носителями информации за счет предельной простоты разметки информации занимает минимум времени. После обнаружения регистрируемой единицы информации на данном листе бумажного носителя информации выполняется перенос одного из разделительных индикаторов с блока, в котором они наложены клеевым слоем один на другой и установке его на край листа бумажного носителя информации, напротив клетки с такой же единицей информации.

Данное средство для индексирования позволяет проводить поиск информации по двум и, в отдельных случаях, трем признакам одновременно, что обеспечивает быстрое нахождение документа и необходимой информации из него.

Кроме того, не требуется дополнительных приспособлений для отметки и не меняется внешний вид листа документа.

Данное средство может быть реализовано одновременным применением двух элементов:

бумажной (или из другого пригодного для этой цели материала) ленты, на одну из поверхностей которой нанесена типографским (или иным способом) разметка в виде клеток, в которые будут вписаны необходимые для учета единицы информации, и с нанесенным (частично или полностью) на ее нижней поверхности слоем клеящего вещества. Возможно применение лент с разным количеством клеток, что зависит от конкретного типа бумажных носителей информации.

разделительного индикатора бумажной (или из другого пригодного для этой цели материала) полосы прямоугольной или подобной формы, с нанесенным (частично или полностью) на ее нижней поверхности слоем клеящего вещества, свойства которого позволяют многократно отрывать полосу без повреждения поверхности листа документа или другого носителя информации первоначальный вид при необходимости. Высота разделительных индикаторов соответствует высоте клетки.

Для удобства пользователя указатели собраны в единый блок.

Применение средства для индексирования информации возможно как в сброшюрованных ранее бумажных носителях информации, так и в подшиваемых в текущей работе.

Данное средство индексирования единиц информации на листах бумажных носителей информации предоставляет возможность быстрого нахождения любой единицы информации вне зависимости от последовательности подшивки документов.