способ управления документооборотом и комплексная система управления процессами печати

Формула изобретения

1. Способ управления документооборотом, включающий

отправление команды на выполнение печати документа от пользовательского устройства печатающему устройству;

создание файла образа распечатываемого документа;

получение печатающим устройством команды на выполнение печати документа и образа распечатываемого документа;

печать документа печатающим устройством,

отличающийся тем, что он дополнительно содержит этапы на которых:

после создания файла образа документа полученный образ документа отправляют в блок конвертера;

с помощью конвертера конвертируют образ документа, получая образ документа в формате PDF;

конвертированный образ документа отправляют на блок присвоения имени файла, где конвертированному образу документа присваивается имя;

конвертированный образ документа сохраняют в файловом хранилище и записывают информацию о нем в базу данных под соответствующим присвоенным именем файла.

2. Способ управления документооборотом, дополнительно реализующий функцию поиска документов в файловом хранилище, в котором сохраняются конвертированные образы распечатанных документов в локальной сети передачи данных, заключающийся в том, что:

отправляют от пользовательского устройства печатающему устройству команды на выполнение печати документа;

создают файл образа документа;

получают печатающим устройством команду на выполнение печати документа и образа документа;

производят печать документа печатающим устройством, отличающийся тем, что дополнительно содержит этапы на которых:

после создания файла образа документа полученный образ документа отправляют в блок конвертера;

с помощью блока конвертера конвертируют образ документа, получая содержащийся в образе текст;

сохраняют полученный текст в файле как образ документа в формате PDF;

образ документа в формате PDF сохраняют в файловом хранилище и записывают информацию о нем в базу данных;

отправляют команду запроса поиска, содержащую искомый текст, блоку полнотекстового поиска документов;

производят поиск документов, содержащих искомый текст, среди файлового архива;

передают пользовательскому устройству от блока полнотекстового поиска документов список имен найденных документов;

выводят на экран пользовательского устройства результат поиска текста и информацию о найденных файлах из базы данных.

3. Система управления документооборотом, включающая, по меньшей мере, одно пользовательское устройство, подключенное к печатающему устройству, создающему файл образа документа, кроме того, сервер службы контроля печати, соединенный с блоком конвертора, с файловым хранилищем образов и сервером баз данных, также сервер баз данных соединен с блоками контекстного анализа и полнотекстового поиска документов, подключенных к серверу файлового архива и к пользовательскому устройству системы безопасности, кроме того, система содержит сервер удаленного архива файлов, соединенного с сервером баз данных, соединенного с блоком присвоения имени файла, который соединен с блоком конвертора.

4. Машиночитаемый носитель информации, содержащий программный продукт, который при исполнении на электронно-вычислительной машине осуществляет управление системой управления документооборотом, при этом система осуществляет этапы, на которых:

отправляют от пользовательского устройства печатающему устройству команды на выполнение печати документа;

создают файл образа документа;

получают печатающим устройством команду на выполнение печати документа и образа документа;

производят печать документа печатающим устройством

после создания файла образа документа полученный образ документа

отправляют в блок конвертера;

с помощью блока конвертера конвертируют образ документа, получая содержащийся в образе текст;

сохраняют полученный текст в файле как образ документа в формате PDF;

образ документа сохраняют в файловом хранилище и записывают информацию о нем в базу данных;

отправляют команду запроса поиска, содержащую искомый текст, блоку полнотекстового поиска документов;

производят поиск документов, содержащих искомый текст, среди файлового архива;

передают пользовательскому устройству от блока полнотекстового поиска документов список имен найденных документов;

выводят на экран пользовательского устройства результат поиска текста и информацию о найденных файлах из базы данных.

Описание изобретения к патенту

Изобретение относится к области сетей передачи данных, а более конкретно - к системе и способу управления документооборотом и процессами печати.

Известна система учета предоставления почтово-банковских услуг, обеспечивающая автоматическое зачисление пенсий на текущие пенсионные счета, позволяющая ввести электронный документооборот, автоматизацию взаиморасчетов, отчетности и контроля (патент RU 2100841, G06F 17/60, 1997 г.).

Также известно устройство для подсчета документов, содержащее направляющую планку, определяющую направляющую поверхность транспортировки документов, правый, центральный и левый датчики, генерирующие соответствующие сигналы в ответ на наличие части документа в соответствующей части направляющей поверхности, цифровые устройства для взятия выборок сигнала левого или правого или центрального датчиков с получением их соответствующих репрезентативных значений и программируемый контроллер, соединенный с цифровым устройством взятия выборок и запрограммированный на получение результата подсчета документов, управляющих сигналов для управления работой устройства и сигналов состояния для контроля работы устройства в ответ на соответствующие репрезентативные значения (патент RU 2144697, G07D 7/04, 2000 г.).

Описанные аналоги сложны и не адаптированы к решению задачи определения среднестатистических объемов печати и копирования при наличии нескольких пользователей.

Наиболее близким аналогом предлагаемого изобретения является система управления документооборотом, содержащая, по меньшей мере, один сервер, подключенный к сети передачи данных, причем к упомянутой сети передачи данных подключено, по меньшей мере, одно пользовательское устройство, при этом упомянутый сервер соединен с по меньшей мере с двумя периферийных устройствами, причем упомянутый сервер соединен по меньшей мере с одним устройством вычисления объемов печати и копирования, по меньшей мере с одним устройством вычисления объемов печати и копирования по каждому периферийному устройству, по меньшей мере с одним датчиком технического износа периферийного устройство, причем на накопителе данных сервера содержится информация о себестоимости одного отпечатанного или откопированного листа по каждому из по меньшей мере двух периферийных устройств (см. патент RU 59857 U1, G06F 12/00, 2006 г.).

В условиях конкурентной борьбы необходимо выдерживать высокие стандарты качества и расширять ассортимент представляемых услуг. Обеспечение бесперебойных процессов печати документов - одна из целей предлагаемого изобретения. Другой целью предлагаемого изобретения является повышение информационной безопасности.

Кроме того, утечка данных через печатно-копировальное оборудование с каждым годом становится все более опасной угрозой информационной безопасности компании.

Как показывает статистика, расходы на организацию бумажного документооборота достигают 10% от общих затрат предприятия: это не только прямые (стоимость расходных материалов, запчастей, обслуживания техники), но и косвенные затраты (время сотрудников на производство документов, время простоя оборудования, неликвидные остатки этих материалов на складах и т.д.).

Вышеперечисленные проблемы особенно актуальны для крупных предприятий с большими объемами печати.

Наиболее эффективным средством по защите от утечек является использование в системах, обеспечивающих документооборот, комплексных информационных продуктов, одно из таких - предлагаемое изобретение - АСУПиМ (Автоматизированная система управления печатью и мониторинга), являющаяся ядром КСУППиК (комплексная система управления процессами печати и копирования.

Таким образом, задачами предлагаемого способа являются:

1. Повышение информационной безопасности предприятия.

2. Создание централизованной системы мониторинга процессов печати в организации.

3. Снижение затрат на бумажный документооборот и точное планирование соответствующих смет будущих периодов.

4. Совершенствование технического обслуживания оборудования, задействованного в процессе организации бумажного документооборота для бесперебойной работы и, как следствие, ускорения документооборота и снижения затрат.

Поставленные задачи решаются при помощи предлагаемой комплексной системы управления процессами печати (КСОПП), которая позволяет осуществлять:

1. Контроль процессов печати документов.

2. Управление процессами печати.

3. Управление парком копировально-принтерного оборудования.

4. Полное техническое обслуживание копировально-принтерного оборудования.

Техническими результатами предлагаемого управления процессами печати являются:

1. обеспечение информационной безопасности;

2. обеспечение контроля печати документов, в том числе определение среднестатистических объемов печати по подразделениям и пользователям;

3. определение среднестатистических объемов печати по каждому контролируемому печатающему устройству;

4. оперативный контроль износа каждого контролируемого печатающего устройства;

5. определение документопотоков, содержащих конфиденциальную информацию и требующих повышенной степени контроля;

6. перераспределение заданий на печать в зависимости от количества страниц в задании с целью снижения затрат на бумажный документооборот.

Комплексная система управления процессами печати осуществляет автоматизированный контроль и оптимизированное управление документооборотом.

Указанные задачи решаются за счет выполнения следующих операций комплексной системой управления процессами печати по этапам: отправляют от пользовательского устройства печатающему устройству команды на выполнение печати документа; создают файл образа распечатываемого документа; получают печатающим устройством команду на выполнение печати документа и образа распечатываемого документа; производят печать документа печатающим устройством; после создания файла образа документа, полученный образ документа отправляют в блок SpMS; с помощью конвертера конвертируют образ документа, получая содержащийся в образе текст; сохраняют полученный текст в файл как текстовый образ документа; передают текстовый образ документа в блок SpMS; образ документа сохраняют в файловом хранилище и записывают информацию о нем в базу данных.

АСУПиМ обеспечивает управление процессами печати и копирования, что существенно повышает информационную безопасность предприятия, обеспечивая доступ к электронному архиву всех распечатанных и откопированных документов. Кроме того, АСУПиМ позволяет производить в документах поиск по ключевым словам, а также предотвращать несанкционированную печать и копирование документов, содержащих конфиденциальную информацию.

Техническими результатами контроля процессов печати являются:

1. получение и сохранение статистических данных по всем печатным и копировальным работам;

2. создание электронного архива графических образов отпечатанных и откопированных документов с возможностью их просмотра;

3. осуществление автоматизированного контроля содержимого отпечатанных и откопированных документов с целью обнаружения конфиденциальной информации;

4. проведение контекстного поиска по электронному архиву отпечатанных и откопированных ранее документов для определения пользователя, распечатавшего искомый документ, а также печатающего устройства, даты и времени печати;

5. осуществление автоматической идентификации факта несанкционированной печати документа ДСП или документа, содержащего конфиденциальную информацию;

6. получение автоматического уведомления службой информационной безопасности о факте несанкционированной печати;

7. разграничение права доступа на печать или копирование документов ДСП или содержащих коммерческую тайну на основе содержимого текста документа.

Используя статистические данные, собранные в АСУПиМ, имеется возможность провести с помощью программного продукта по свидетельству № 2008611915 соответствующий анализ, в рамках которого оценить объемы печати в отдельных бизнес-процессах и организации в целом, определить типовые документы и проанализировать распределение документопотока по технике.

Данный программный продукт позволяет осуществлять мониторинг печатного документооборота организации и анализ статистики произведенной печати за указанные пользователем периоды; вывод результатов анализа в табличном и графическом видах с возможностью проведения дополнительных операций по агрегированию данных; вывод результатов анализа на печать; и подготовку сводного отчета о печати в организации за указанный период.

Технический результат, заключающийся в обеспечении бесперебойности процесса печати документов, достигается за счет перенаправления печатных заданий на свободные устройства или в зависимости от размера печатного задания на устройства с более низкой себестоимостью печати, а также использования квот на подразделение или сотрудников. Кроме того, заявленное изобретение позволяет посредством технических средств установить системы запретов в зависимости от типа задания, тиража, размера бумаги, типа документа, типа печатающего устройства и т.п.

Важной составляющей заявленного способа является управление документооборотом с учетом полной актуальной информации о состоянии печатно-копировального парка оборудования. С помощью предлагаемого изобретения представляется возможным определять уровень загрузки оборудования, сравнивать полученные данные с заданным (проектным) значением, вырабатывать управляющее воздействие на процесс прохождения документооборота и процесс печати документов.

При использовании заявленной группы изобретений осуществляется мониторинг печатно-копировальных аппаратов. Он проводится за счет использования программных средств для контроля за состоянием оборудования и удаленного администрирования, входящих в состав АСУПиМ.

Управление документооборотом позволяет оптимизировать нагрузки на копировально-принтерное оборудование в соответствии с фактическим объемом копировально-принтерных работ.

Дополнительным техническим результатом от использования изобретений является обеспечение бесперебойности в работе копировально-принтерной техники, что достигается вследствие регулярного мониторинга технического состояния оборудования при помощи АСУПиМ и прогнозирования потенциальных поломок.

Также указанные технические результаты для реализации варианта способа управления документооборотом, дополнительно реализующего функцию поиска документов среди конвертированных образов распечатанных документов, достигаются за счет того, что способ включает этапы, на которых отправляют пользовательским устройством команду запроса поиска блоку полнотекстового поиска документов; при помощи блока полнотекстового поиска находят в файловом хранилище файлы, имеющие сходное с искомым документом содержание; отправляют в блок полнотекстового поиска список имен найденных документов; передают пользовательскому устройству от блока полнотекстового поиска документов результат обработки команды поиска текста; выводят на экран пользовательского устройства результат поиска текста.

Серверы, блоки, устройства, входящие в состав заявленной системы, представляют собой электронно-вычислительные машины, используемые в локальных сетях или сети Интернет, и могут быть реализованы на базе известных персональных IBM-совместимых компьютеров, на базе компьютеров производства фирмы Apple и т.д.

Функциональность серверов, блоков и устройств, входящих в состав предлагаемой системы, обеспечивается за счет разработанного программного обеспечения по свидетельствам № 2008611915, 2008611916 и 2008611917.

Программа по свидетельству № 2008611915 «Система мониторинга печатного документооборота» предназначена для мониторинга печатного документооборота организации и анализа статистики произведенной печати за указанные пользователем периоды; вывода результатов анализа в табличном и графическом видах с возможностью проведения дополнительных операций по агрегированию данных; вывода результатов анализа на печать; подготовки сводного отчета о печати в организации за указанный период.

Программа по свидетельству № 2008611916 «Служба мониторинга очередей печати» позволяет осуществлять организацию сбора информации о печатающих устройствах, процессах печати в системе, а также образов распечатанных документов и запись информации в базу данных; осуществляет сбор информации от клиентских служб при организации мониторинга печати.

Программа по свидетельству № 2008611917 «Сервер службы контекстного анализа» предназначена для организации связи клиентских приложений системы контекстного анализа и полнотекстового поиска с функциями поиска файлов сервера на платформе SearchInform на основе протокола TCP и UDP, а также анализа полученных данных в соответствии с заданными параметрами искомой информации и пользовательскими правами на печать.

Для реализации заявленного изобретения используются: возможности языка С# на платформе Framework. NET 2.0 и использованием ADO.NET для написания рабочего кода программы; возможности языка С++ на платформе Framework 2.0 с использованием MFC для написания рабочего кода программы; Microsoft SQL сервер для создания и управления сервером баз данных; SDK SearchInfom Server для осуществления сравнения содержимого сервера файлового архива; SDK ACTMask Inc и SDK VeryPDF Inc.

Взаимодействие серверов и блоков, входящих в состав предлагаемой системы, осуществляется с помощью сетевых протоколов TCP и UDP.

Предлагаемый способ управления документооборотом, реализуемый системой управления документооборотом, осуществляется следующим образом.

На пользовательском устройстве подается команда на печать документа, при этом образ документа в формате принтера (в случае использования на пользовательском устройстве операционной системы Windows, файл данного образ будет иметь расширение *.spl), на котором будет производится печать, поступает как на сам принтер, так и на сервер службы контроля печати (блок SpMS).

Сервер службы контроля печати направляет в сервер баз данных, информацию о том, с какого пользовательского устройства был произведен запрос на печать, логин, под которым производится печать документа, включающее информацию о правах доступа пользователя под данным логином, имя распечатываемого документа и время создания образа документа в формате драйвера принтера. При этом в сервере баз данных сохраняется вся полученная информация.

Одновременно сервер службы контроля печати направляет упомянутый образ документа в формате драйвера принтера на блок преобразования образов документов.

В блоке преобразования образов документов (блок конвертора) упомянутый образ распечатываемого документа в формате драйвера принтера преобразуется в кроссплатформенный формат электронных документов (предпочтительно в Portable Document Format (PDF), созданный компанией Adobe Systems).

Далее документ, преобразованный в формат PDF, поступает на блок присвоения имени файла, где полученному документу в формате PDF присваивают имя и направляют эту информацию в сервер баз данных, где имя файла сохраняется, при этом указывается соответствие присвоенного имени файла полученной ранее информации о том, с какого пользовательского устройства был произведен запрос на печать, логин, под которым производится печать документа, включающее информацию о правах доступа пользователя под данным логином, имя распечатываемого документа и время создания образа документа в формате драйвера принтера.

После отправки указанной информации в сервер баз данных документ в формате PDF с присвоенным им именем от блока присвоения имени файла поступает в сервер электронного архива, где сохраняется.

Также предлагаемое изобретение реализует возможность полнотекстового поиска распечатанных документов. Данный способ реализуется в упомянутой системе управления документооборотом следующим образом.

От пользовательского устройства отправляют печатающему устройству (принтеру) команду на выполнение печати документа. При этом создается упомянутый выше файл образа документа в формате драйвера принтера.

После получения печатающим устройством команды на выполнение печати документа и образа документа производят печать документа печатающим устройством.

После создания файла образа документа полученный образ документа в формате драйвера принтера отправляют в блок SpMS, который перенаправляет полученный образ документа.

С помощью программы конвертера конвертируют образ документа в формате драйвера принтера в кроссплатформенный формат электронных документов (предпочтительно в Portable Document Format (PDF), созданный компанией Adobe Systems), получая содержащийся в образе текст. При этом полученный файл в кроссплатформенном формате электронных документов сохраняют в сервере электронного архива (файловое хранилище).

Затем образ документа в формате PDF передается в блок SpMS, который перенаправляет упомянутый образ документа в формате PDF в файловое хранилище, где образ документа в формате PDF сохраняется, а также блоком SpMS генерируется сообщение, содержащее информацию о сохраненном в файловом хранилище образе документа в формате PDF, и передается в сервер баз данных, где упомянутая информация о сохраненном в файловом хранилище образе документа в формате PDF сохраняется. Данная информация включает в себя информацию о том, с какого пользовательского устройства был произведен запрос на печать, логин, под которым производится печать документа, включающее информацию о правах доступа пользователя под данным логином, имя распечатываемого документа и время создания образа документа в формате драйвера принтера.

Затем отправляют от пользовательского устройства команду поиска, содержащую искомый текст, блоку полнотекстового поиска документов, который производит поиск документов, содержащих искомый текст в файловом архиве.

После окончания поиска передают пользовательскому устройству от блока полнотекстового поиска документов список имен найденных документов и выводят на экран пользовательского устройства результат поиска текста и информацию о найденных файлах из базы данных.

Данный способ может также реализовываться с помощью машиночитаемого носителя информации, содержащего программный продукт, который при исполнении на электронно-вычислительной машине осуществляет управление системой управления документооборотом.